O IGFSS escolheu a Fujitsu para implementar e desenvolver um projecto de desmaterialização do expediente dos seus serviços centrais, com uma solução de tratamento automático da documentação movimentada pelo Instituto. Esta solução irá desmaterializar cerca de 100.000 documentos por ano.

A solução que foi desenvolvida e agora implementada pela Fujitsu no IGFSS - Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social IP - digitaliza e captura automática os dados dos documentos do expediente que são recepcionados diariamente. Posteriormente o tratamento dos dados que são captados, cerca de 100 mil documentos por ano, e respectiva indexação automática, fazem parte da solução de gestão documental Fujitsu smartDOCS, que implementa algoritmos de validação que irão aumentar a eficácia do reconhecimento, diminuindo os níveis de erros no tratamento de toda a informação. O sistema automatizado garante ainda que o fluxo seja ordenado e toda a informação seja recolhida, tratada e também distribuída de forma electrónica, ou via correio.

Este projecto de Outsourcing implementado pela Fujitsu, possibilitou uma reestruturação dos circuitos documentais, reduzindo as cargas de trabalho manual, com ganhos em cerca de 40% na componente humana para recolha da informação.

Sistema de Gestão documental Fujitsu smartDOCS

Esta solução de Gestão Documental da Fujitsu, permite o tratamento automático da informação e encontra-se assente no software de gestão documental smartDOCS, que foi totalmente desenvolvido pela equipa da Fujitsu Portugal. Todos os documentos são sujeitos a um processo de OCR Inteligente, que procede à sua classificação, ao mesmo tempo que extrai automaticamente todos os dados de acordo com a classificação efectuada.